Описание вакансии
координатор Мы развиваем инжиниринговую компанию в сфере промышленной энергетики: поставка, проектирование и реализация решений на базе дизельных и газопоршневых электростанций для промышленных предприятий, ЦОДов, строительных и инфраструктурных объектов. Сейчас мы усиливаем управленческий контур и ищем ассистента руководителя — человека, который станет операционной точкой сборки между руководителем, клиентами, подрядчиками и внутренними службами компании. Это не классическая “секретарская” позиция.
Чем предстоит заниматься
- Обеспечить четкую, системную и своевременную поддержку руководителя и компании в ежедневной операционной работе: от входящей корреспонденции и звонков до сопровождения договоров, клиентских встреч и фиксации коммерческих процессов в BPM.
- 1. Front-office компании
- Вы будете первой точкой контакта для входящих обращений:
- прием и фиксация входящих звонков, писем, запросов и корреспонденции;
- распределение обращений по ответственным сотрудникам;
- контроль, чтобы ни один запрос от клиента, партнера или подрядчика не был потерян;
- первичная систематизация информации по входящим обращениям.
- 2. Делопроизводство и договорная работа
- Ваша зона ответственности — порядок в документах и контроль движения договоров:
- подготовка, сбор и систематизация договорных документов;
- запуск и сопровождение согласования договоров внутри компании;
- взаимодействие с юридической, финансовой, технической и коммерческой службами;
- контроль статуса согласования, подписания и хранения документов;
- ведение реестров договоров, писем и иной деловой документации.
- 3. Работа в BPM-системе
- Вы будете помогать фиксировать и поддерживать актуальность данных в системе бизнес-процессов компании:
- внесение входящих лидов в BPM;
- фиксация этапов реализации проектов и сделок;
- актуализация карточек клиентов, проектов и реализаций;
- контроль корректности заполнения данных;
- помощь руководителю в поддержании прозрачной картины по текущим процессам.
- 4. Сопровождение руководителя на встречах с Заказчиками
- Важная часть роли — участие в деловых встречах:
- подготовка материалов к встречам;
- участие во встречах с Заказчиками вместе с руководителем;
- фиксация договоренностей, задач и следующих шагов;
- подготовка кратких протоколов встреч;
- контроль исполнения последующих поручений.
- Кого мы ищем
- Нам нужен человек, который умеет держать фокус, быстро включаться в задачи и создавать управленческий порядок вокруг руководителя.
Наши ожидания
- внимательны к деталям и умеете структурировать информацию;
- грамотно пишете и говорите на русском языке;
- уверенно работаете с почтой, документами, таблицами и CRM/BPM-системами;
- понимаете базовую логику договорной работы;
- умеете корректно общаться с клиентами, подрядчиками и внутренними службами;
- не боитесь технической тематики и готовы разбираться в промышленной энергетике;
- умеете фиксировать задачи и доводить их до результата.
- На этой позиции критичны не формальные отчеты, а операционная надежность. Нам нужен человек, на которого можно опереться в ежедневной работе.
- Ключевые качества:
- системность;
- аккуратность;
- исполнительность;
- деловая коммуникация;
- конфиденциальность;
- высокая скорость реакции;
- умение работать в режиме многозадачности;
- готовность сопровождать руководителя на внешних встречах.
- Что вы получите
- работу рядом с руководителем компании и прямое погружение в управление бизнесом;
- опыт в сфере промышленной энергетики, инжиниринга и проектных продаж;
- участие в реальных переговорах с промышленными Заказчиками;
- возможность профессионального роста в сторону офис-менеджера, координатора проектов, специалиста по договорной работе или руководителя административного направления;
- понятные задачи, прямую коммуникацию и возможность влиять на порядок в ключевых бизнес-процессах компании.
- Коротко о роли
- Эта позиция для человека, который хочет быть не “помощником на подхвате”, а полноценным координатором управленческого контура: видеть входящие задачи, фиксировать договоренности, держать документы под контролем и помогать руководителю двигать коммерческие процессы вперед.
- Если вы умеете наводить порядок в информации, документах и коммуникациях — эта роль даст вам сильную точку входа в промышленный B2B-бизнес.
Ключевые навыки
- Документооборот
- Документальное сопровождение
- Ведение переписки
Источник — HeadHunter. Вакансия на hh.ru